Déroulement de la procédure d'inscription aux sorties " Clio Team " ©

Une sortie circuit (en exclusivité totale) se prévoit longtemps à l'avance (5 mois minimum et suppose une organisation sans faille….voici la procédure maison, elle vaut pour toute personne qui voudrait organiser une journée circuit.

1ère étape : ouverture des inscriptions

A compter de la date d'ouverture des inscriptions, les membres du " Clio Team " (et les non membres) ont 3 mois pour expédier leur règlement (chèque ou virement bancaire). L'inscription est alors enregistrée dès la réception du paiement. A ce stade, aucun chèque n'est encaissé ! Une confirmation d'inscription sera alors envoyée à chaque inscrit soit par courrier électronique soit par courrier postal (au choix de l'organisateur). Le cas échéant, joindre 1 timbre à son règlement ou majorer le virement du montant du timbre postal en vigueur. Un second timbre pourra être demandé si l'organisateur décide de ne pas détruire les chèques lui-même en cas de désistement ou d'annulation de la journée. Ce second timbre servira alors à renvoyer les chèques à leurs émetteurs. Les désistements sont autorisés jusqu'à l'échéance du délai de 3 mois. En pareil cas, les chèques sont donc soit détruits par l'organisateur soit renvoyés (les virements sont remboursés). Tout membre qui n'aurait pas payé sa journée à l'issu du délai de 3 mois sera automatiquement placé sur liste d'attente. En ce qui concerne les non membres (personnes non inscrites sur le forum, membres d'autres Net Club, non possesseurs de Clio 16S/16V/Williams), le prix de la journée doit être majoré de 15%. Si au terme des 3 mois, la totalité des règlements nécessaires à la location du circuit ne sont pas en la possession de(s) organisateur(s) , la sortie est annulée et les chèques sont détruits ou renvoyés, les virements remboursés.

2ème étape : encaissement des chèques

A l'issu des 3 mois, si la totalité de la somme exigée a été perçue, l'organisateur décidera en accord avec les responsables du " Clio Team " de la date d'encaissement des chèques. Les inscrits seront avertis 1 mois avant cette date soit par mail soit par le forum.(la date dépendant naturellement des exigences du circuit retenu). Pendant ce mois, les inscrits pourront encore se désister. Les candidats de la liste d'attente seront alors contactés en cas de désistements. Au terme de ce mois, si la somme nécessaire à la location du circuit est encore suffisante, les chèques seront encaissés et plus aucune demande de remboursement ne pourra être acceptée. Si les désistements ont été trop nombreux et que la somme requise n'est plus réunie, la sortie sera annulée. L'inscrit qui voudrait se désister au-delà de la date d'encaissement ne pourra le faire, néanmoins il pourra essayer de trouver un remplaçant et s'arranger financièrement avec lui. Les organisateurs devront être tenus informé de cette hypothèse.

3ème étape : informations requises

Tout règlement doit s'accompagner des mentions suivantes :

Votre pseudo
Ville / département
Véhicule
Ces éléments apparaîtront sur la page Web consacrée à la sortie.

Pour notre gestion, en interne:
Nom , prénom,
Adresse
Numéro de téléphone (fixe ou portable)
Véhicule / Immatriculation
1 ou 2 timbres si cela est requis.